يقوم فريق الجودة بتجميع وحصر البيانات من الأقسام العلمية بالكلية – خلال النصف الأول من العام الأكاديمى – معتمداً فى ذلك على الحد الأدنى من المستندات ( الوثائق) المتاحة للإمداد بالمعلومات والحقائق الضرورية . ويمكن إيجاز هذه المستندات فيما يلى :

1-    التقارير السنوية الخاصة بمراجعة ونقد وتنقيح البرامج .

2-    تقارير فحص المقيم الخارجى .

3-    أحدث أو آخر التقارير الصادرة من أى هيئة معتمدة (اللجنة القومية لضمان الجودة والإعتماد).

4-  إستجابة الأقسام العلمية للتوصيات المقترحة من الممتحنين والمحكمين الخارجيين لضمان الجودة والإعتماد أو من هيئات الإعتماد.

5-    أى تقرير مناسب آخر عن تدريب خاص بضمان الجودة والإعتماد أو مراجعة البرامج.

6-  أى كتيب أو دليل لأى قسم علمى بالكلية ( مثال ذلك : دليل أعضاء هيئة التدريس بالكلية ) . ويفضل حفظ مثل هذه الكتيبات بمكاتب الكلية .

7-    أى وثائق أو مستندات إضافية أخرى تقدمها الأقسام العلمية بعد مناقشتها من قبل فريق الجودة وموافقته عليها .

8-  يقوم مدير وحدة ضمان الجودة بالتنسيق مع فريق الجامعة للمتابعة قبل أى زيارة أو لقاء ، وذلك لضمان مراجعة المستندات السابقة .

9-  التنسيق والربط بين فريق ضمان الجودة بالكلية ومثيله بالأقسام العلمية ، وكذلك مع منظومة مركز ضمان الجودة والإعتماد بالجامعة .

10-  يقوم فريق الجودة بالكلية خلال النصف الثانى من العام الأكاديمى وبعد فحص المستندات السابقة – بتنظيم لقاءات أو زيارات للأقسام العلمية . ويتم  تحديد الزيارات بإتفاق مسبق بين فريق الجودة بالكلية ورئيس القسم أو عميد الكلية أو من ينوب عنهما . وتهدف هذه اللقاءات أو الجلسات إلى مايلى :

أ‌-            تفسير وتوضيح أى غموض فى المعلومات المتاحة .

ب‌-   مناقشة أى مشكلة أو نقطة خلاف يرى فريق الجودة أو القسم العلمى مطابقتها للعمل (مثال ذلك : رغبة القسم فى تطوير بعض أوجه أو أساليب التعليم أو التعلم بناء على دراسة سابقة لذلك ، حيث يتم مناقشة ذلك مع فريق الجودة بالكلية لتحديد أفضل الإجراءات لتطبيق ذلك على مستوى الكلية .

ت‌-        متابعة عمل الأقسام العلمية وذلك من خلال تقرير العام الماضى لفريق ضمان الجودة بالكلية.